Anforderungen einer E-Commerce Plattform richtig dokumentieren

In der Berufswelt stoßen Sie häufig auf diese beiden Typen von Mensch: Dem einen fällt es schwer anzufangen, dem anderen fällt es schwer aufzuhören. Als gute Product Ownerin sollten Sie keines von beiden sein. Haben Sie (noch) kein Standardvorgehen für das Management Ihrer Anforderungen, könnte das ein Hemmnis für einen schnellen Start sein. Wir helfen Ihnen aus dieser Situation heraus. In diesem Blogartikel haben wir den typischen Start und ein paar Kniffe bei der Dokumentation und Kommunikation von Anforderungen skizziert.

Um dieses Thema für Sie greifbar zu machen, haben wir uns ein Beispiel herausgesucht, mit dem wir uns gut auskennen: Das Entwickeln von E-Commerce Plattformen. Damit nehmen wir Sie mit auf die Reise der ersten vier Tage eines üblichen Anforderungsmanagements im Scrum-Kontext.
Sie werden ca. 10 Minuten für das Lesen benötigen.

Voraussetzungen

Damit die Viertage-Journey erfolgreich ist, setzen wir einige Parameter voraus:

  • Sie haben bereits ein Scrum Team
  • Ihre Stakeholderinnen bzw. WissensträgerInnen sind Ihnen bekannt.
  • Sie haben die Zeit und die Ressourcen, um Anforderungen ohne Probleme aufnehmen zu können.

Anforderungen richtig dokumentieren
– Tag 1

Es ist 11:32 Uhr. Sie stecken mitten im Anforderungsworkshop “Erneuerung unseres Onlineshops“. Dazu haben Sie Ihre wichtigsten Stakeholderinnen eingeladen: Die AbteilungsleiterInnen der IT, des Marketings und des Produktdatenmanagements, sowie Ihre SponsorIn und eine altgediente Kollegin aus dem Customer Service. Sie heißt Ute. Den Workshop führen Sie mithilfe des Moderationszyklus von Josef W. Seifert durch.

Die Phase “Sammeln” dokumentieren Sie mit einem Systemkontextdiagramm aus der UML-Welt. Es wird Ihren Stakeholderinnen und Ihnen zeigen, ob Sie ein gemeinsames Verständnis für das neue Produkt finden konnten.

Quelle: Eigene Darstellung.

Nach dem Workshop machen Sie ein Fotoprotokoll aller Ergebnisse, das Sie umgehend an alle TeilnehmerInnen des Workshops via E-Mail senden. Zusätzlich legen Sie es in Ihrem hausinternen kollaborativen Wissensmanagementsystem für alle erreichbar ab. Dort dokumentieren Sie am besten alles, was Sie an Wissen zum Produkt erhalten.

Quelle: Eigene Darstellung.

Sie beginnen anschließend damit die Vision der neuen E-Commerce Plattform zu kreieren. Die Vision wird das Leitbild Ihrer Produktentwicklung sein und soll das Ergebnis der Arbeit der kommenden Monate abstrahieren. Dafür verwenden Sie die Metapher des 90er-Jahre-Software-Pappkartons. Dieser landet in Ihrem hausinternen Wissensmanagementtool und nicht in E-Mails oder Netzwerkshares. Auf diesem Karton stehen die wichtigsten Features des neuen Shops.

Was machen Sie damit, wenn dieser fertig ist? Genau! Ihren Stakeholderinnen und Ihrer SponsorIn zur Validierung vorlegen. Ist das geschehen, kann kaum noch etwas schief gehen – zumindest bis zum Feierabend.

Anforderungen richtig dokumentieren
– Tag 2

Nachdem Sie Ihren ersten Kaffee getrunken haben, machen Sie sich ans Werk. Sie beginnen damit, User Stories aus den wichtigsten Features zu formulieren, die Sie im gestrigen Workshop erarbeitet haben. Gönnen Sie sich dabei zwischendurch eine Pause. Das Formulieren guter User Stories ist kein Pappenstiel! Bitte kreieren Sie deshalb Ihre Stories mithilfe Ihres hausinternen und kollaborativen Anforderungsmanagementsystems und nicht mit Office Tools, wie etwa Numbers oder Excel.

Bis zum Mittagessen haben sie die ersten vier wichtigen funktionalen Anforderungen beieinander. Das ist ein guter Start! Diese lassen Sie sich sofort mit Hilfe Ihres Anforderungsmanagementsystems von Ihren Stakeholderinnen validieren. Sie sollen einen Eindruck davon bekommen, was Sie umsetzen werden und Ihnen ihr Okay dafür geben.

12:47 Uhr beenden Sie Ihre Mittagspause und melden sich bei Ihrer Scrum Masterin. Sie bitten Sie, Ihr Developmentteam darauf vorzubereiten, dass es in zwei Tagen losgehen kann. Denn die Vision und die ersten User Stories sind bereits innerhalb Ihres Unternehmens abgestimmt. Morgen soll bereits ein erstes kleines Refinement Meeting von 3-4 User Stories stattfinden. Diese Meetings sind vor Beginn der Entwicklung leider noch ungeplant.

Nun fehlt nur noch eine wichtige Sache, damit der Start Ihrer Produktentwicklung gut verläuft. Sie müssen unbedingt rechtzeitig die Randbedingungen und Qualitätsanforderungen für Ihr neues Produkt in Erfahrung bringen! Ohne diese werden Sie wichtige Fragen Ihres Entwicklungsteams nicht beantworten können. Zu diesem Zweck interviewen Sie Ihre horizontalen Stakeholderinnen, also Fachpersonal, das Ihnen die wirklich wichtigen Fragen, wie beispielsweise die nach technischen Restriktionen, beantworten kann. Am besten aus den folgenden Abteilungen jeweils eine relevante Person: IT-Infrastruktur, Content Management, Datenschutz, Customer Service und Produktmanagement.

Passend dazu

Unser neues Whitepaper: Komplexe Replatforming-Projekte im B2B richtig managen (Teil 1)

Anforderungen richtig dokumentieren
– Tag 3

Ihre Scrum Masterin versteht ihren Job und hat bereits alles für einen guten Start in die Produktentwicklung in die Wege geleitet. Morgen findet das erste Sprint Planning statt. Wie aufregend!

Das kurze Refinement-Meeting wurde heute auf 14:00 Uhr angesetzt. Damit Ihr Development-Team Ihnen nicht ihre ersten Anforderungen um die Ohren haut, schneiden Sie die ersten User Stories so klein wie möglich. Sie erstellen zusätzlich einen Haufen SMARTer Aktzeptanzkriterien für Ihre Stories.

So sichern sie sich vor einem Show-Stopper im ersten Sprint-Planning ab!

Beispiel einer User Story:

Als Kundin des neuen Onlineshops möchte ich meine Wunschzettel an meine Freunde senden können, damit ich bequem meine Geschenke selber aussuchen kann und meine Freunde sich einfach nur eines der Produkte aussuchen müssen.

Akzeptanzkriterien

  • Jede eingeloggte Kundin kann mehrere Wunschzettel anlegen.
  • Beim Einkaufen können Artikel in die Wunschzettel eingefügt werden.
  • Wunschzettel können auf einen Blick eingesehen werden.
  • Wunschzettel können via E-Mail versandt werden.
  • Wenn ein Produkt auf einem Wunschzettel von der Kundin oder einer Bekanntschaft gekauft wird, wird das auf dem Wunschzettel der Kunden und den versendeten Wunschzetteln markiert.
  • Die Preise der Artikel sind auf den Wunschzetteln zu sehen.
  • Bekanntschaften können vom Wunschzettel in ihrer Mail aus sofort bezahlen und müssen keinen Umweg über unseren Shop gehen.

Sie sortieren Ihr Backlog bis zum Ende des Arbeitstages nach der Priorität der Anforderungen, damit Ihr Team und Ihre Stakeholderinnen schon jetzt sehen können, in welcher Reihenfolge die kommenden Anforderungen wahrscheinlich umgesetzt werden.

Tipp: Haben Sie User Stories, die teilweise in Prozesse involviert sind, notieren Sie diese Prozesse zusätzlich als BPMN in der Beschreibung Ihrer Story. Das sieht so aus:

Quelle: Eigene Darstellung.

Anforderungen richtig dokumentieren
– Tag 4

Sie haben in der vergangenen Nacht nicht gut geschlafen. Allerdings ist das vor dem ersten Sprint ganz normal! Erst um 10:00 Uhr findet das erste Sprint-Planning statt, weil Ihre Entwicklerinnen vor 10:00 Uhr noch nicht so richtig aufnahmefähig sind. Sie starten das vierstündige Meeting mit der Vorstellung der Vision der zu entwickelnden E-Commerce Plattform. Nach etwa einer Stunde sind die groben Fragen geklärt, die Sie klären konnten. Den Rest haben Sie sauber in Ihrem Planning-Protokoll notiert.

Zunächst erläutern Sie die Randbedingungen des Shops. Ihr Team wird es Ihnen danken! An der Umsetzung dieser speziellen Anforderungen werden sie nämlich als erstes arbeiten wollen. Damit aber am Ende des ersten Sprints auch ein potentiell nützlicher Teil des Produktes produziert worden ist, stellen Sie nach dem Mittagessen die ersten kleinen aber wichtigen User Stories vor. Ihr Team wird sich auf die Umsetzung aller Stories committen, die sie glauben, vollständig verstanden zu haben, technisch umsetzen zu können und zeitlich schaffen zu können.

Damit Ihre Stakeholderinnen die richtigen Erwartungen von Ihrem ersten Sprint haben, senden Sie ihnen Ihr Planning-Protokoll zu. Das enthält die aktuellen offenen Fragen und den Umfang des nun laufenden Sprints.

Danach

Anschließend beginnt die Produktentwicklung nach Scrum und Sie werden jeden Tag die Anforderungen Ihrer neuen E-Commerce Plattform managen.

Sie möchten wissen, wie es weitergeht?
Dann schauen Sie gern unsere Aufzeichnung des ECC-Webtalks “Wasserfall, agil oder beides? Das Geheimnis erfolgreicher Digital-Commerce-Projekte” an!
“Egal – was zählt, ist das Ergebnis”, sagen Tino Müller von eCube und Stefan Schmidt von emporix, die als Product Owner seit vielen Jahren strategische Digital-Commerce-Projekte steuern. Die Herausforderung besteht darin, die richtigen Projektmanagement-Methodiken und -Tools zu identifizieren und gegebenenfalls passend zu den spezifischen Rahmenbedingungen, Anforderungen und Erwartungen im konkreten Fall zu kombinieren. Wie dies in der Praxis gelingt und wann es sich lohnt, Ansätze aus beiden Welten – Wasserfall und Agile – zu verknüpfen, erfahren E-Commerce-Verantwortliche in diesem kurzweiligen Vortrag.

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