Total Cost of Ownership – Was kostet Ihr veraltetes Software-System tatsächlich?

Dieses Bild zeigt einen weißen räum mit bunten Grafen an der Wand und einem 3D-Modell mit weißen Blöcken auf dem Boden.

Die Kosten für den Betrieb und die Entwicklung schwerfälliger, monolithischer IT-Systeme können sehr hoch sein und im Laufe der Zeit sogar steigen. Woran liegt das und was können Unternehmen dagegen tun? Antworten gibt es hier.

Total Cost of Ownership (TCO) ist eine wichtige Kennzahl für Unternehmen, um die Wirtschaftlichkeit von Technologie-Investitionen zu bewerten. Bei einem Software-System umfassen die TCO die zu erwartenden bzw. tatsächlichen Ausgaben über den gesamten Lebenszyklus hinweg – vom Kauf, der Konfiguration und Installation über die Nutzung, Überwachung, Wartung und Optimierung bis hin zur Stilllegung des Systems.

Anhand von TCO-Prognosen für einen definierten Zeitraum lassen sich unterschiedliche Technologie-Strategien miteinander vergleichen, um z.B. die Weichen für den Digital Commerce richtig zu stellen. Im laufenden Betrieb kann der TCO als Messgröße für die Wirtschaftlichkeit einer Technologie dienen und Hinweise auf Optimierungspotenziale geben. In beiden Fällen ist der TCO ein wertvoller Kompass und Treiber für die Unternehmens-IT.

Total Cost of Ownership realistisch berechnen

Bei der Berechnung der Total Cost of Ownership einer Technologie, eines IT-Systems oder einer Plattform für den digitalen Handel müssen sämtliche Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum von z.B. drei bis fünf Jahren berücksichtigt werden. Die Gesamtausgaben setzen sich im Wesentlichen aus den drei folgenden Kostenarten zusammen, die schwerpunktmäßig zu Beginn und im Verlauf des Technologielebenszyklus anfallen:

  • Vorlaufkosten für die Auswahl und Bewertung von Lösungen, Planung und Vorbereitung der Geschäftsumgebung.

  • Implementierungskosten für die Entwicklung und Anpassung, Integration, Migration und Schulung der Anwender.

  • Betriebskosten umfassen laufende Ausgaben für Infrastruktur, Daten, Netzwerk, Hosting, Lizenzen, Skalierbarkeit, Sicherheit, Wartung, Support usw.

Wichtig: TCO sollten nicht “schön” gerechnet werden, denn nur die tatsächlichen Kosten erlauben eine realistische Bewertung von vorhandenen und zukünftigen Investitionen. Fallen z.B. in der IT-Abteilung “nebenbei” regelmäßig unverhältnismäßig hohe Aufwände für die Software-Administration und -wartung an, besteht Optimierungsbedarf.

TCO-Analyse für bestehende IT-Systeme

Legacy-Systeme können viele Ressourcen binden, ohne dass ein messbarer Mehrwert für Kunden und Unternehmen entsteht. Diese Kosten sollten laufend ermittelt und analysiert werden, um Maßnahmen zur Verbesserung der Situation ergreifen zu können.

Betriebskosten

Bei Altsystemen, die bereits einige Jahre oder Jahrzehnte in Betrieb sind, fallen in der Regel besonders laufende Betriebskosten ins Gewicht. Neben monetären Ausgaben für die Infrastruktur, Lizenzen und Support können vor allem die Aufwände für Wartung und Entwicklung eines IT-Systems je nach Alter und Komplexität der Software-Architektur erheblich sein. In vielen Fällen steigen die Betriebskosten sogar kontinuierlich an.

Entwicklungskosten

Zu den reinen Betriebskosten kommen oft hohe Entwicklungsaufwände für Veränderungen an Altsystemen, wenn diese beispielsweise funktional an neue Anforderungen angepasst werden müssen. Je weniger das System auf Veränderung ausgelegt ist, desto aufwendiger (und riskanter) können Eingriffe in die meist monolithische Software-Architektur sein. Anders als bei modularen Systemen erschweren komplexe Wechselbeziehungen die Entwicklung.

Wichtig: Hohe Betriebs- und Entwicklungskosten schmälern die Total Spend Productivity (TSP) – eine weitere wichtige Kennzahl, die ausdrückt, wie viel Budget in Initiativen investiert wird, die direkt zur Erreichung strategischer Geschäftsziele eines Unternehmens beitragen.

Steigende Kosten bei monolithischen Altsystemen

Software-Systeme “aus einem Guss” sind nicht oder nur sehr begrenzt auf individuelle Anpassung ausgelegt. Werden solche Systeme dennoch modifiziert, kann die innere Komplexität und damit auch der Aufwand und das Risiko bei der Entwicklung wachsen.

Software-Komplexität

Total Cost of Change (TCC) sind Teil der Total Cost of Ownership und beinhalten die Kosten für die Anpassung, Entwicklung oder Erneuerung von Technologien. Bei monolithischen Altsystemen, die sich nur mit erheblichem Aufwand weiterentwickeln lassen, können die TCC erheblich zu Buche schlagen. Mit wachsender Komplexität der Software-Architektur steigt in der Regel auch der Aufwand für Veränderungen und damit die TCO.

Technische Schulden

Neben der Komplexität können auch technische Schulden den Aufwand und die Kosten für die Wartung und den Betrieb eines Software-Systems in die Höhe treiben. Technische Schulden resultieren z.B. aus unsauberem oder schlecht dokumentiertem Software-Code, der bei jedem zukünftigen Eingriff einen Mehraufwand für die Entwicklung nach sich zieht. Im Extremfall wird jedes reguläre Software-Update zu einem großen Entwicklungs-Projekt.

“10 bis 20 Prozent des Technologie-Budgets, das für neue Produkte vorgesehen ist, wird für die Lösung von Problemen im Zusammenhang mit technischen Schulden verwendet.” – McKinsey

Wichtig: Hohe Software-Komplexität und technische Schulden treiben nicht nur die Kosten für Wartung und Entwicklung in die Höhe, sondern hemmen auch die Innovationsfähigkeit im Digital Commerce, da die Veröffentlichung neuer Technologien sehr lange dauern kann oder die hohen Aufwände für funktionale Erneuerungen oder Erweiterungen gescheut werden.

Auswege aus der Kostenfalle

Wie oben beschrieben, können schwerfällige, monolithische IT-Systeme zur Kostenfalle für Unternehmen werden. Je nach Alter und Komplexität der Software-Architektur können die Kosten und der Aufwand für Wartung und Entwicklung unwirtschaftlich hoch sein. In diesem Fall sollten Unternehmen über eine grundlegende Neuausrichtung nachdenken.

Ziel einer technologischen Neuausrichtung sollte es sein, IT-Systeme auf lange Sicht effizienter betreiben und schneller an neue Anforderungen anpassen zu können. Der Trend geht hier allgemein weg von Komplettsystemen, die alle Funktionen in einer monolithischen Software vereinen, hin zu flexibel orchestrierbaren API-Systemen. Die Migration dorthin kann schrittweise als Retrofit oder als “Big Bang” in Form eines Replatformings erfolgen.

Software-Retrofit

Bei diesem Verfahren wird ein IT-System so modernisiert, dass es je nach Zielsetzung in kleinen, kontrollierten Schritten in ein besser wartbares und/oder flexibler anpassbares System überführt wird. Dabei können schon kleine Eingriffe, große Verbesserungen bewirken. So können Unternehmen ihre bestehenden Investitionen schützen und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit (TCO, TCC) und die Leistungsfähigkeit ihrer Technologien gezielt verbessern.

Mehr dazu im eCube-Magazin:

Replatforming

Wenn monolithische Software-Systeme an ihre Grenzen stoßen und ein Software-Retrofit nicht weiterhilft, ist oft eine grundlegende technologische Neuausrichtung nötig. Replatforming bezeichnet das Überführen bestehender Software-Anwendungen und Funktionen von einem Altsystem zu einer zukunftssicheren Cloud-Plattform. Das strategische Ziel könnte die Migration zu einer MACH-Architektur als Basis für den Composable Commerce sein.

Mehr dazu im eCube-Magazin: Replatforming-Hub

Fazit: TCO als Kompass und Treiber

Als Messgröße für die Wirtschaftlichkeit von Technologie dient Total Cost of Ownership (TCO) dazu, zukünftige und laufende Investitionen kritisch zu bewerten. Realistisch kalkuliert hilft diese Kennzahl, die Weichen für den Digital Commerce richtig zu stellen und Optimierungspotenziale in bestehenden Systemen gezielt zu heben. So leistet die TCO einen wichtigen Beitrag zu informierteren Entscheidungen im Bereich der Technologie-Strategie.

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